Genel Bakış
Bu sistem, Google Apps Script ile arka planda otomatik işlemler yapar. Aşağıda portal erişim kuralları ile script tarafındaki tüm mantık, tetikleme saatleri ve istisnalar açıklanmaktadır.
🔐 Portal Erişimi (Mesai Saati & Resmi Tatil)
Sevkiyat portalına giriş, çalışma saatleriyle sınırlıdır:
- Hafta içi: 07:00–19:00 arası giriş açık.
- Cumartesi: 08:00–15:00 arası açık.
- Pazar ve resmi tatiller: Giriş kapalıdır.
Resmi tatil günlerinde portala giriş kapanır ve tüm otomasyonlar (atama, raporlar, müşteri maili) durur. Resmi tatiller Portal Admin > Takvim Etkinlikleri'nden yönetilir; sistem bunları otomatik tanır.
İstisna: Yöneticiler (Admin) mesai dışında ve resmi tatillerde de her zaman giriş yapabilir. Tatil günü admin girince ekranın üstünde bilgilendirme bandı görünür.
🤖 1. Otomatik Dağıtımcı Atama
Ne zaman çalışır? Her gün saat 07:00 (Türkiye saati).
Ne yapar?
- Durumu "Bekliyor" veya "Yolda" olan ve henüz dağıtımcısı atanmamış sevkiyatları bulur.
- Bu hafta en az atama almış dağıtımcıya dengeleyerek atar (haftalık adil dağılım).
- Atanacak sevkiyat olmasa bile bugünün dağıtımcısını belirleyip kaydeder; gün içinde eklenen yeni sevkiyatlar otomatik olarak bu kişiye atanır.
- Seçilen dağıtımcıya tek bir SMS gönderir: "Bugün siz atandınız" (sevkiyat sayısı varsa ek bilgiyle).
İstisna: Hafta sonu (Cumartesi–Pazar) ve resmi tatillerde çalışmaz; atama yapılmaz.
📝 2. Gün İçi Kayıt Ataması
Yeni sevkiyat eklerken dağıtımcı boş bırakılırsa, sistem bugünün dağıtımcısını otomatik atar. Öncelik sırası: 1) Admin manuel belirleme, 2) Sabah 07:00 otomatik atama, 3) Hesaplama.
👤 Admin: Manuel Dağıtımcı Belirleme
Admin kullanıcılar, banner'daki "Manuel belirle" linkiyle bugünün dağıtımcısını manuel olarak değiştirebilir. Bu atama hem arayüzde hem Google Script tarafından tanınır ve önceliklidir.
➕ Listede Olmayan Kaynak/Hedef (Serbest Giriş)
Kaynak veya hedef için cari ararken, aradığınız yer listede yoksa (ör. tek seferlik bir tedarikçi), arama kutusunun altında çıkan "… olarak kaydet (listede yok)" seçeneğine tıklayarak yazdığınız ismi serbestçe kullanabilirsiniz. Bu durumda kayıt bir cariye bağlanmaz; ismi olduğu gibi saklanır. Böylece cari listesinde olmayan yerler için de kayıt açabilirsiniz.
📧 3. Günlük Sevkiyat Raporu (E-posta)
Ne zaman? Her gün saat 11:00.
Ne yapar? Bekleyen ve yoldaki sevkiyatların listesini içeren HTML e-posta gönderir (ana e-posta + sevkiyat yetkilileri CC).
İstisna: Hafta sonu ve resmi tatillerde çalışmaz. Bekleyen sevkiyat yoksa e-posta gönderilmez.
📊 4. Haftalık Sevkiyat Raporu (E-posta)
Ne zaman? Her Pazartesi saat 08:00.
Ne yapar? Geçen haftanın özet raporu: toplam sevkiyat, tamamlanma oranı, dağıtımcı liderlik tablosu, günlere göre dağılım, en çok teslimat yapılan hedef vb.
✉️ 5. Müşteriye Sevkiyat Tamamlandı E-postası
Ne zaman? Sevkiyatı "Tamamlandı" yaptıktan sonra, arka plandaki kontrol (her 15 dakikada bir) yeni tamamlananları bulur ve maili gönderir. Yani mail en geç ~15 dakika içinde gider (anlık değil).
Koşullar:
- Sevkiyat kaynağı HT (Hidroteknik), hedef Cari (müşteri) olmalı.
- Sevkiyata bir müşteri e-postası girilmiş olmalı (yoksa hedef caride kayıtlı e-posta kullanılır).
- Müşteri Email alanı artık sevkiyata özeldir: caride kayıtlı e-posta varsayılan olarak gelir, ancak bu sevkiyatın bildirimi farklı bir muhataba (ör. mustafa@…, ali@…) gitsin istiyorsanız alanı değiştirebilirsiniz. Girdiğiniz adres yalnızca o sevkiyatı etkiler, cari varsayılanını bozmaz.
E-posta içeriği: Sevkiyat tarihi, teslimat saati, teslimat adresi, açıklama, teslim eden dağıtımcı adı. Ayrıca "BU SEVKİYATI YORUMLA" butonu (yanıt adresi: Satış ekibi).
İstisna: Hedef HT ise veya müşteri e-postası yoksa mail gönderilmez. Her sevkiyata mail yalnızca bir kez gönderilir.
📱 6. Personel SMS
Dağıtımcıya "Bugün siz atandınız / belirlendiniz" bilgilendirme SMS'i iki durumda gönderilir:
- Sabah 07:00 otomatik atamada: O günün dağıtımcısı seçilir ve ona SMS gider.
- Admin "Manuel belirle" yaptığında: Günün dağıtımcısı elle değiştirilince yeni kişiye SMS gider.
Kayıt ekleme/düzenleme sırasında dağıtımcı seçilse bile SMS gönderilmez (gün içi spam olmaması için). SMS yalnızca personelin telefonu sistemde kayıtlıysa gider.
Özet Tablo
| İşlem | Saat | İstisna |
|---|
| Portal girişi | Hafta içi 07:00–19:00 · Cmt 08:00–15:00 | Pazar/resmi tatil kapalı; admin her zaman girer |
| Otomatik dağıtımcı atama | 07:00 | Hafta sonu ve resmi tatil yok |
| Günlük sevkiyat raporu | 11:00 | Hafta sonu/resmi tatil yok, bekleyen yoksa gönderilmez |
| Haftalık rapor | Pzt 08:00 | - |
| Müşteri maili | Tamamlandıktan sonra ~15 dk içinde | Hedef cari + e-posta gerekli; hafta sonu/tatil yok |
| Personel SMS | 07:00 otomatik atama + admin manuel belirleme | Kayıt eklemede SMS yok; telefon kayıtlı olmalı |
Hidroteknik Sevkiyat Takip Sistemi · Google Apps Script tabanlı otomatik işlemler. · Kılavuz son güncelleme: Temmuz 2026
